杉本敦永の日報返信

【日報】

少し業務も落ち着いたので、スケジュールの見直しや

業務の洗い出しをしました。


そうすることで、やらなければいけないことや、

見落としていたものなどが出てきました。


やはり、見直したり、確認しなおすことは

重要なことだと改めて思いました。


また、定期的に行うことが大事だと思いました。


【日報返信】杉本です

『やはり、見直したり、確認しなおすことは
重要なことだと改めて思いました。
また、定期的に行うことが大事だと思いました。』

⇒その通りです！

あとは

「思ったからこれからどうする」

も報告して下さいね。

【日報】

自分は毎日、仕事前にその日にやる業務をリストアップして

計画を立てていますが、なかなかうまく進めることが

できていないなと思いました。

思ったより時間がかかったり、急な業務が入ったりして

思い通りにいかないことのほうが多い気がします。

もっと自分の業務スピードを考えたり、空いた時間を

作って対応していこうと思いました。

【日報返信】杉本です

『計画を立てていますが、なかなかうまく進めることが

できていないなと思いました。』

⇒あなたの隔靴掻痒さ加減は、何度も日報に計画倒れの

ことが書いてあるので、よく分かりますよ。

『思ったより時間がかかったり、急な業務が入ったりして

思い通りにいかないことのほうが多い気がします。』

⇒急な予定が入る前提で「早め対応」

見込みより時間がかかる前提で「すぐに業務俯瞰」を

心がけてください。

【日報】

最近締切に追われて業務をすることが多くあります。

闇雲に、わかっていることや

簡単な作業ばかり進めてしまう癖があるので、

スケジュールを立てるときに

重要なことややるべきことを考え、

そのために何が必要な作業なのかをしっかり考えてから作業したいです。

作業する中でも仕上がりのイメージを意識すること、

疑問があれば見直し、仕上がりのイメージとずれていないのか

都度確認する必要があるなと思いました。

楽をしようとせずに、もっともっと努力しないといけないと

思いました。

【日報返信】杉本です

私たちの業務は1件1件集中して行わなければならないので、

1つの業務を完了すると疲れてしまい、

次の業務に集中するまでに時間がかかったり、

やる気がなかなかでないことがあります。

作業はデスクワークが多いので、

疲れたら体を使う仕事を混ぜると

リフレッシュができて良いですよ

・調書整理

・そうじ

・机の整理

リフレッシュしたら、重い仕事に挑戦。

その後、軽めの仕事に取り掛かる。

リズム感があると効率が上がると思いますよ。

【報告】

新しい方が増えたため、

業務について説明する機会が増えてきました。

私が説明できる範囲はまだまだ狭いですが、

業務の目的や、なぜその作業が必要なのかを考え、

相手の意図や要望に沿った回答が

出来るように心がけます。

自分の言いたいことだけ言ったり、

相手にわかりづらい言い方をすると

ただの独り言になってしまうので、

避けたいです。

社内での質問に答えているうちに、

お客様とのお話の練習になればいいなと

思いました。

【返信】杉本です

『業務の目的や、なぜその作業が必要なのかを考え、

相手の意図や要望に沿った回答が

出来るように心がけます。』

⇒自分の意見や考え、あるいは話すことの意図や

目的が明確だと、相手に伝わりやすいですよね。

※これが無いと随想や感想になってしまいますね。

【日報】

最近、お客様とメール等でやり取りしていますが、

メールだけでは伝わりにくいな、と思いました。

メールでデータのやり取りや、資料請求などをしていますが、

うまく伝わらないことがありました。

やはり、メールだけでなく、電話でフォローしたり、

直接お会いして説明したりすることが大事だと思いました。

相手の立場に立ち、考えることが大事だと思いました。

【日報返信】杉本です

『やはり、メールだけでなく、電話でフォローしたり、

直接お会いして説明したりすることが大事だと思いました。』

⇒　内容の伝わり具合は、会う→電話→メール　の順だと思いますよ。

メールは連絡くらいに使いましょう。

電話：口調から雰囲気が「耳に」伝わる。

会う：身振りや口調から雰囲気が「眼と耳に」伝わる。

メール：雰囲気が伝わらない。

伝えられる文字・文章情報以上の情報が、その人から

発信されているんですね。